KGSt Journal Nr. 11/ 2017 als Podcast

Die KGSt hat das KGSt-Journal Nr. 11/ 2017 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 46 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Über den Direktlink unter dem Player ist auch ein Download möglich. Viel Spaß beim anhören!

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Erfolgreiche Digitalisierung des Sitzungsmanagements

Die Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen hat sich unter der Leitung von Bürgermeister Manfred Scherer zum Ziel gesetzt, durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen die Mitarbeiter zu entlasten und das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger zu erweitern.

Einer der Kernprozesse der Verwaltung ist das Sitzungsmanagement. Hierzu gehören die dezentrale Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen in den Fachbereichen der Verwaltung, die Einladung zu Rats- und Ausschusssitzungen unter Mitteilung der Tagesordnung mit den Sitzungsunterlagen, sowie die Dokumentation der Beratungsergebnisse und die Umsetzung der Beschlüsse.  Bis 2012 wurden die Beratungsvorlagen für Ratssitzungen in der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen von den Fachabteilungen per Microsoft Word erstellt und nach Freigabe in einem Netzwerklaufwerk gespeichert, auf welches der Sitzungsdienst Zugriff hatte.  Diese Einzeldokumente wurden von dem Team des Sitzungsdienstes einheitlich formatiert und in einer Datei zusammengefasst. Sitzungstermin und Ort sowie die Bezeichnungen der einzelnen Tagesordnungspunkte musste für die Bekanntmachung, die Einladung und die Veröffentlichung im Internet jeweils manuell per Copy & Paste in die Einzeldokumente übertragen werden.

Büroleiter Nico Alexander Heinz, M.A. erinnert sich „Sitzungsvorbereitung waren von Stress und Zeitverlust durch viele manuelle Tätigkeiten und aufwendigen Abstimmungen der Beteiligten unter Termindruck geprägt“. Eine seiner ersten Amtshandlungen im Auftrag des Bürgermeisters war die Einführung einer Sitzungsmanagement Software. Nach einem Auswahlverfahren hat sich die Verbandsgemeindeverwaltung für die Software more!rubin  der more! software GmbH & Co. KG entschieden. Die Einführung wurde von dem Büroleiter, dem EDV-Administrator und zwei Mitarbeiterinnen im Sitzungsdienst koordiniert. Das Know-How zu Administration und Anwendung von more!rubin konnte in zwei Tagesseminaren des Softwareanbieters vermittelt werden. Die übrigen Mitarbeiter der Verwaltung wurden zur Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen von dem Team des Sitzungsmanagements mit der Software vertraut gemacht. „Bereits bei den Schulungen der Mitarbeiter hat sich gezeigt, dass die neue Anwendung auf Grund der einfachen Bedienung gerne genutzt wird“, so Heinz.  Seit Herbst 2012 werden alle Beratungs- und Mitteilungsvorlagen, sowie Sitzungseinladungen und Niederschriften über die Software erstellt und archiviert. Im folgenden Jahr wurde das Verwaltungsinfosystem von more!rubin freigeschaltet, über den verwaltungsintern eine Recherche in den Sitzungsdokumenten möglich ist.

Ziel des Bürgermeisters war es, durch die Digitalisierung nicht nur die internen Verwaltungsabläufe zu verbessern, sondern auch einen Mehrwert für die Ratsmitglieder und Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. Nachdem im Jahr 2013 über 470 Vorlagen mit der Software erstellt wurden, ergänzte ab Januar 2014 das Bürger- und Ratsinfosystem von more!rubin das Serviceangebot der Verwaltung. Ab diesem Zeitpunkt konnten die Bürgerinnen und Bürger auf die bereits archivierten öffentlichen Unterlagen von 2013 und alle kommenden öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen. Für die Ratsmitglieder wurde zeitgleich ein personalisierter Zugang eingerichtet, damit diese auch auf die für sie persönlich freigeschalteten, nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen konnten.  Zum heutigen Zeitpunkt ist das Archiv bereits auf über 2.600 Dokumente angewachsen.  Die stufenweise Einführung des Bürger- und Ratsinfosystems hat sich bewährt. Durch dieses Vorgehen konnten die Feinjustierungen der Abläufe vor der öffentlichen Einführung vorgenommen werden und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung waren bereits zahlreiche Dokumente enthalten, so dass die ersten Nutzer direkt viele Informationen vorfanden.

Die Verwaltung hatte bereits zu diesem Zeitpunkt die Infrastruktur geschaffen, die Sitzungsunterlangen den Ratsmitgliedern elektronisch zur Verfügung zu stellen.  Jedoch wurde die Darstellung der Sitzungsunterlagen über ein Notebook in den Sitzungen kaum genutzt. Erst mit der Einführung der Dipolis-App in Sprendlingen-Gensingen im Jahr 2016, über welche die Sitzungsdokumente auch komfortabel über ein Android-Tablet oder ein IPad dargestellt werden können, entstand bei den Ratsmitgliedern Interesse an der elektronischen Darstellung.  Durch den Komfortgewinn für die Ratsmitglieder durch die Dipolis-App und Einsparmöglichkeiten beim Papierverbrauch, wurde fraktionsübergreifend über Möglichkeiten zum Verzicht auf Papierdokumente diskutiert. Ziel war, den Verzicht auf Papierunterlagen für die Ratsmitglieder freiwillig zu gestalten, jedoch einen Anreiz hierfür zu schaffen und die Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für die Verwaltung möglichst gering zu halten. Im Ergebnis wurde die Geschäftsordnung des Rats um die Möglichkeit für Ratsmitglieder erweitert, sich schriftlich für eine elektronische Übermittlung der Sitzungsunterlagen zu entscheiden.  Gleichzeitig wurde in der Hauptsatzung ergänzt: „Verbandsgemeinderatsmitglieder, die schriftlich auf die Zustellung der Einladung zu Sitzungen und deren Anlagen sowie Niederschriften in Papierform verzichten, erhalten zur Abgeltung ihrer Auslagen für elektronische Einrichtungen, Datenübertragung und ggf. selbst angefertigte Ausdrucke eine monatliche Pauschale in Höhe von 7 € je Monat ihrer Gremienzugehörigkeit.“ Durch diese Lösung entstehen der Verwaltung weder hohe Investitionskosten für die Beschaffung verwaltungseigener Tablets, noch Kosten für die zentrale Beschaffung, Wartung und Versicherung der Geräte. Die monatliche Pauschale von 7 € deckt bei einer Gremienzugehörigkeit über die Wahlperiode von 5 Jahren die Kosten für ein iPad mit Basisausstattung ab. Die Gremienmitglieder können durch diese Lösung selbst entscheiden, ob sie auf ein bereits vorhandenes Tablet zurückgreifen oder mit welchen Ausstattungsmerkmalen sie ein neues Gerät erwerben. Von den Ratsmitgliedern wird vor allem die komfortable Volltextsuche in der Dipolis-App und die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen mit persönlichen Markierungen und Anmerkungen zu versehen geschätzt.

„Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements hat zu effizienteren Prozessen und damit einer Entlastung unserer Mitarbeiter geführt und stellt gleichzeitig eine Serviceverbesserung für die Ratsmitglieder sowie einen deutlichen Zuwachs an Transparenz für die Bürger dar“, resümiert Büroleiter Heinz über die Einführung von more!rubin. Bürgermeister Scherer stellt überdies einen wichtigen Effekt im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsziele der Verbandsgemeinde fest: verzichten alle Mitglieder im Verbandsgemeinderat auf Papierunterlagen, können jährlich alleine in diesem Gremium ca. 30.000 Druckseiten eingespart werden.

Link zur Beratungsvorlage und dem Beschluss der VG Sprendlingen-Gensingen

Aufgaben des Wahlvorstandes im örtlichen Wahllokal für die Bundestagswahl (Podcast)

Am 24.09.2017 findet die nächste Bundestagswahl statt. Die Kommunalverwaltungen haben die Aufgabe, die Wahl im Auftrag des Bundes durchzuführen und bilden hierzu Wahlbezirke mit ehrenamtlichen Wahlvorständen, in denen die Wählerinnen und Wähler ihre Stimme abgegeben können. Im Folgenden hören Sie einen Podcast über die Aufgaben von ehrenamtlichen Mitgliedern eines Wahlvorstandes. Der Podcast ist für Bürgerinnen und Bürger, die daran interessiert sind wie in Deutschland eine Wahl auf kommunaler Ebene organisiert wird und für ehrenamtliche Mitglieder von Wahlvorständen.

Weitere Informationen zur Bundestagswahl und die Rechtsgrundlagen finden Sie auf der Internetseite des Bundeswahlleiters.

Formblatt Anforderungs- und Potentialprofil zur Stellenbesetzung

In vielen Kommunen und öffentlichen Verwaltungen wird zur Umsetzung der Bestenauslese ein klassisches Bewertungsmodell mit vier Kompetenzbereichen angewandt, in dem die persönliche, soziale, methodische und fachliche Kompetenz der Bewerber/innen festgestellt und bewertet werden. Mit dem Wandel der Gesellschaft ändert sich jedoch auch das grundlegende Anforderungsprofil für Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes. Eine transparente und moderne Verwaltung, die Bürgerbeteiligung fördert, Qualitätsmanagement einführt oder Verwaltungsprozesse digitalisieren will, kann nur Erfolg haben, wenn deren Mitarbeiter fähig und bereit sind entsprechende Maßnahmen hierzu umzusetzen oder sogar zu initiieren und bereichsübergreifend zu denken. Daher sollten die entsprechenden Kompetenzen hierzu bereits bei  Stellenbesetzungen und Beförderungen berücksichtigt werden und in einem bestehenden Arbeitsverhältnis kontinuierlich gefordert und gefördert werden. Wir stellen in unserem Beitrag hierzu den Kommunalverwaltungen ein Formblatt zur Bewertung von Schlüsselkompetenzen von Führungskräften und Mitarbeitern  zur Verfügung

 

Online Briefwahlantrag bei Landratswahl Mainz-Bingen

Am 25.06.2017 findet die Wahl zur Landrätin bzw. zum Landrat des Landkreises Mainz-Bingen statt. Wahlberechtigte Bürgerinnen und Bürger die am Wahltag das Wahllokal nicht aufsuchen können, haben die Möglichkeit vorab per Briefwahl zu wählen.

In der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen können die Briefwahlunterlagen wie in vielen anderen Kommunen in Rheinland-Pfalz online beantragt werden. Durch eine Schnittstelle des Antragsverfahrens zum Einwohnermeldewesen der Verwaltung kann eine automatisierte Vorprüfung der Wahlberechtigung erfolgen, so dass die Verwaltungsmitarbeiter die Anträge effizient bearbeiten können.

Optional können die Bürgerinnen und Bürger mit ihrem Smartphone oder Tablet auch einen QR-Code auf ihrer Wahlbenachrichtigung scannen um die Briefwahlunterlagen zu beantragen. In diesem Fall werden die persönlichen Daten automatisch in das Antragsformular übertragen. Bürgerfreundlicher und effizienter kann die Beantragung von Briefwahlunterlagen kaum erfolgen.

E-Government in der Kommunalverwaltung von Rheinland-Pfalz

Der größte Anteil der die Bürger in Deutschland betreffenden Verwaltungsangelegenheiten wird auf der Ebene der Kommunen erbracht. Studien zur Verbreitung von  E-Government-Angeboten fokussieren oftmals die Situation größere Städte. Für ca. 2,3 Mio. Bürger und damit den größten Bevölkerungsanteil in Rheinland-Pfalz erbringen jedoch Verbandsgemeindeverwaltungen die Leistungen der kommunalen Verwaltungsebene.

Im Juni 2016 wurden alle rheinland-pfälzische Verbandsgemeindeverwaltungen zur Teilnahme an einer  Umfrage zur Anwendung von E-Government  eingeladen. 68 Verwaltungen haben daran teilgenommen. Dies entspricht einer Rücklaufquote von ca. 45 %.

Eine Zusammenfassung der Studie wurden in der Ausgabe 12/2016 der Verbandszeitschrift “Gemeinde und Stadt” des GStB Rheinland-Pfalz veröffentlicht. Eine detaillierte Auswertung der Erhebungsergebnisse erhalten Sie über diesen Link.

 

Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg Nachrichten

Mit den “VG Otterbach-Otterberg Nachrichten” will die Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg Ihre Bürger über aktuelle Nachrichten aus dem Gebiet der Verbandsgemeinde und über Beschlüsse aus deren  kommunalen Gremien informieren. Die Video Clips sind über die Fanpage der Verbandsgemeinde auf Facebook sowie YouTube abrufbar.

Offener und kostenloser Internetzugang in Rathäusern mit Freifunk

Freifunknetze sind offene  WLAN-basierte Internetzugänge, die nicht von kommerziellen Internetprovidern, sondern von Privatpersonen, Vereinen, Unternehmen oder öffentlichen Organisationen angeboten werden, um unbegrenzten und kostenfreien Internetzugang ohne Zugangscode zu ermöglichen.

Die Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen beteiligt sich an dem offenen WLAN-Netzwerk des Vereins  Freifunk Mainz e.V.. Die kostenlose Internetverbindung steht in öffentlichen Gebäuden sowie deren näheren Umgebung zur Verfügung.  Mit einem Notebook, Smartphone oder Tablet kann die Internetverbindung hergestellt werden, indem unter den WLAN Einstellungen des Geräts das freie WLAN-Netz „Freifunk Mainz“ hinzugefügt wird.

Es ist beabsichtigt das Netz „Freifunk Mainz“ auch in weiteren Bereichen der Verbandsgemeinde verfügbar zu machen. Unternehmen und Bürgern die bereit sind, Ihren Internetzugang für das Freifunknetzt zur Verfügung zu stellen, gibt der Verein gerne Tipps und Hinweise zur Umsetzung. Weitere Infos finden Sie unter: http://freifunk-mainz.de . Bei Fragen helfen Ihnen auch gerne die Mitarbeiter der Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen. Bitte senden Sie hierzu eine E-Mail mit dem Betreff „Freifunk“ an info@sprendlingen-gensingen.de

Bildquelle:  http://freifunk-mainz.de

Trello, Asana und co. – Aufgabenverwaltung in der Cloud

Die Wiedervorlage in Papierform, Merkzettel zum Ankleben an den Bildschirm, Kan-Ban-Boards im Besprechungsraum und Aufgabenzuweisungen per E-Mail können mittlerweile durch komfortable Onlinetools ersetzt werden.  Für den direkten und unkomplizierten Einstieg sind z.B. Trello oder Asana bestens geeignet. Beide Onlinetools sind webbasiert und können über einen Computer, ein Android- oder Apple-Gerät genutzt werden. Eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort genügt.

Mit den Onlinetools können  Projekte angelegt und diese in Aufgaben und Teilaufgaben untergliedert werden. Die Aufgaben werden zur gemeinsamen Bearbeitung in einem Team visuell dargestellt. Es besteht die Möglichkeit, Aufgaben und darunter angesiedelte Teilaufgaben verschiedenen Personen zur Bearbeitung zu übertragen, den Bearbeitungsstand zu dokumentieren und Kommentare oder Dateien zu den einzelnen Einträgen hinzuzufügen. Sowohl Trello als auch Asana können in den beschriebenen Basisfunktionen kostenlos und werbefrei genutzt werden. Die Datensicherheit wird durch SSL verschlüsselte Übertragung nach den Datenschutzrichtlinien der Anbieter gewährleistet.

 

Grundgesetzänderung zur Realisierung eines ebenenübergreifenden E-Government-Portals beabsichtigt

Ziel der Bundesregierung ist es,  dass Bürger künftig über ein Online-Portal auf alle Verwaltungsdienstleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen zugreifen können. Kanzleramtsminister Peter Altmaier (CDU) sagte der „Rheinischen Post“: „Deshalb machen wir jetzt eine Grundgesetzänderung, die es uns ermöglicht, ein Bürgerportal zu schaffen, über das der Bürger Zugang zu allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen hat“.

Die Vernetzung der E-Government-Angebote von Bund, Ländern und Kommunen über ein einheitliches “Bürgerportal” ist Teil der Vereinbarungen, die Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) mit den 16 Ministerpräsidenten am 14. Oktober getroffen hat. Im Fokus steht “die digitale Zersplitterung der Verwaltung in Deutschland zu überwinden”, heißt es im Gesetzesentwurf zur Änderung des Grundgesetzes.