Smart Rathaus Check

Der Smart Rathaus Check ist ein unkomplizierter Einstieg in das Qualitätsmanagement  für Kommunalverwaltungen.

Anhand eines Kriterienkataloges erfolgt im ersten Schritt eine Selbstbewertung der Organisation, bei der je Kriterium  0-5 Punkte  vergeben werden können. Die Höhe der Punkte richtet sich dabei nach der Ausprägung des Kriteriums in der Organisation und ist an den Deming-Kreis bzw. PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) angelehnt:

AusprägungPunktePDCA-Zyklus
Kriterium in Planung der Einführung1Plan
Kriterium zu mehr als 30 % in Anwendung bzw. in Teilbereichen vorhanden 2Do
Kriterium zu mehr als 60 %  in Anwendung bzw. in Teilbereichen vorhanden3Do
Kriterium zu 100 %  in Anwendung bzw. in der Organisation vorhanden 4Do
Kriterium zu 100 % in Anwendung bzw. vorhanden und kontinuierliche Weiterentwicklung 5Check, Act

Zur Durchführung einer Selbstbewertung wird folgende Vorgehensweise empfohlen:

  1. Entscheiden, ob und wie die Selbstbewertung durchgeführt werden soll und welche Ressourcen dafür bereit gestellt werden
  2. Selbstbewertung intern und optional auch extern kommunizieren
  3. Bereichsübergreifendes Bewertungsteam bilden
  4. Schulung der Beteiligten in den Grundlagen des Qualitätsmanagements
  5. Durchführung der Selbstbewertung und Dokumentation des Ergebnisses
  6. Analyse der Stärken und Schwächen sowie Formulierung von Zielen
  7. Aktionsplan zur Zielerreichung entwickeln und kommunizieren
  8. Umsetzung der Maßnahmen
  9. Planung und Durchführung einer weiteren Selbstbewertung

In der folgenden Tabelle sind die Kriterien für den Smart Rathaus Check zum Stand 01.01.2017 dargestellt. Aufgrund der sich ständig ändernden gesellschaftlichen Anforderungen und der technischen Weiterentwicklung wird der Kriterienkatalog regelmäßig aktualisiert.

Über den „Weiter“-Button gelangen Sie zu den einzelnen Kriterien mit der entsprechenden Aktivität und einer Erläuterung.

 

KategorieAktivitätBeschreibung/Erläuterung
BürgerserviceFlexibler und mobiler Bürgerservice z.B. Terminvereinbarung mit Bürgern, optional auch außerhalb der Öffnungszeiten oder Vor-Ort-Termine
BürgerserviceEnergetische Beratung für die Verwaltung, Gemeinden und Bürgerz.B. durch eigene Energieagentur oder Beratungsstelle
BürgerserviceFörderung von Car Sharingz.B. Bereitstellung von Dienstfahrzeugen außerhalb der Geschäftszeiten für Bürger
BürgerserviceAnliegen und Beschwerdemanagementz.B. durch Onlineformular, App, Ticketsystem oder Beschwerdestelle
BürgerserviceErmittlung von Kundenfeedbackz. B. regelmäßige Befragung von Bürgern nach Bedürfnissen, Erwartungen und Zufriedenheit
BürgerserviceBürgerbüro oder Infothek im Eingangsbereich
E-GovernmentE-Government-StrategieZiele, Prioritäten, Zeit- Projektplan zur Realisierung von E-Governmentprojekten in Gremien verabschiedet
E-GovernmentPrüfung aller Aufgaben und Prozesse auf deren E-GovernmentpotenzialAufgaben und Prozesse auf deren Geeignetheit zur Digitalisierung prüfen und Aufwand/Nutzen ermitteln
InformationAktuelle Bürgerinformation über moderne Medienz.B. mit Fanpage bei Facebook, YouTube Videokanal, Twitter
InformationHaushaltsdaten online einsehbar (offener Haushalt)z.B. über Homepage als Tabelle/PDF oder Open Data Portal
InformationOrtsrecht und Satzungen online einsehbarz.B. über Homepage, Bürgerinfosystem oder Open Data Portal
InformationRatsinformationssystemSitzungskalender, Tagesordnungen, Niederschriften und Beschlüsse von Gremien online einsehbar
InformationInternetseite / HomepageInternetseite geeignet für PC, Tablet und Smartphone (responsiv), sowie möglichst barrierefrei gestaltet
InformationApp
OrganisationDigitale Gremienarbeit (papierlose Sitzung)
OrganisationProzessorientierungdie Organisation fördert eine prozessorientierte Organisation
OrganisationPersonalbedarf analytisch ermitteltz.B. durch Personalbedarfsgutachten
OrganisationControllingz.B. durch Einrichtung einer Controlling-Stelle bzw. Berücksichtigung von Stellenanteilen bei Leitungsstellen
OrganisationKosten-Nutzen-Analyse bei Investitionenz.B. durch Dienstanweisung, dass bei einer Investition ab 1.000 € der Nutzen bei Auftragsvergabe dokumentiert werden muss
OrganisationZentrales Gebäudemanagement
OrganisationDokumentation der wichtigsten Leistungsergebnissez.B. durch jährlichen Verwaltungsbericht oder Kennzahlenbericht
OrganisationLeistungsvergleich mit anderen Organisationen hinsichtlich Ergebnisse und Wirkungz.B. durch interkommunale Kommunikation und Zusammenarbeit oder Teilnahme an Vergleichsring
OrganisationDokumentation der wichtigsten Aufgaben bzw. Leistungs- und Unterstützungsprozessez.B. durch Dokumentation in Verfahrensanweisung, Prozessablaufdiagrammen oder Workflows
OrganisationElektronische Zeiterfassung und Urlaubsverwaltungz.B. durch Zeiterfassungssoftware mit Workflow, optional mit Web-Modul für Außenstellen
OrganisationElektronisches Bewerbungsverfahrenz.B. durch Onlineplattform wie Interamt o.ä. oder Erfassung von Bewerbern in Datenbank
OrganisationDigitale Aktenführung (DMS)
OrganisationDigitaler Posteingangscan aller eingehenden Schreiben und elektronische hausinterne Weiterleitung
StrategieVision, Leitbild und Strategie verabschiedet
StrategieStrukturen der Organisation definiert (Ebenen, Fachbereiche, Zuständigkeiten)Organigramm, Geschäftsverteilungsplan, Stellenbeschreibungen, Aufgaben und Kompetenzbeschreibungen
StrategieHandeln aller Ebenen wird an Strategie und Zielen ausgerichtetZielpyramide: Strategie -> Oberziele -> Ziele -> Teilziele -> Maßnahmen
StrategieEinbeziehung von Interessengruppenz.B. bei Änderungen von Leistungen: Politik, Führungskräfte, Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister
StrategieBefragung von Interessengruppen nach Bedürfnissen, Erwartungen und Zufriedenheitz.B. Mitarbeiterbefragung, Kunden/Bürgerbefragung, Mitarbeitergespräche
StrategiePriorisierung von Zielen
ZusammenarbeitFörderung von bereichsübergreifender Teamarbeitz.B. durch Bildung von Projektteams an denen fachbereichsübergreifende Teilnahme möglich ist
ZusammenarbeitEinbeziehung der Mitarbeiter bei Veränderungen
ZusammenarbeitFeedback / Mitarbeitergespräche
ZusammenarbeitAnerkennung von Besonderen Leistungenz.B. durch Bonus bei erreichten Zielvereinbarungen, überdurchschnittlicher Leistung, besonderem Engagement
ZusammenarbeitFlexible Arbeitszeiten oder Vertrauensarbeitszeitz.B. durch Gleitzeit, Job-Sharing, Sabbatical
ZusammenarbeitStellenbeschreibungen mit Stellenbewertungen vorhanden
ZusammenarbeitArbeitsumfeld entspricht aktuellem Stand der Technikz.B. Nutzung aktuelle IT, ergonomische Stühle und Schreibtische
ZusammenarbeitRegelmäßige Besprechungen auf Leitungs-, Fachbereichs- und Sachgebietsebene
ZusammenarbeitMobile Arbeitsplätze, Home-Office

 

Zur einfachen Durchführung der Selbstbewertung kann eine Excel Tabelle für die Eingabe und Berechnung der Punkte sowie individuelle Anmerkungen verwendet werden. Bitte senden Sie eine Anfrage über das folgende Formular, um die Tabelle zu erhalten.