Erfolgreiche Digitalisierung des Sitzungsmanagements

Die Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen hat sich unter der Leitung von Bürgermeister Manfred Scherer zum Ziel gesetzt, durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen die Mitarbeiter zu entlasten und das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger zu erweitern.

Einer der Kernprozesse der Verwaltung ist das Sitzungsmanagement. Hierzu gehören die dezentrale Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen in den Fachbereichen der Verwaltung, die Einladung zu Rats- und Ausschusssitzungen unter Mitteilung der Tagesordnung mit den Sitzungsunterlagen, sowie die Dokumentation der Beratungsergebnisse und die Umsetzung der Beschlüsse.  Bis 2012 wurden die Beratungsvorlagen für Ratssitzungen in der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen von den Fachabteilungen per Microsoft Word erstellt und nach Freigabe in einem Netzwerklaufwerk gespeichert, auf welches der Sitzungsdienst Zugriff hatte.  Diese Einzeldokumente wurden von dem Team des Sitzungsdienstes einheitlich formatiert und in einer Datei zusammengefasst. Sitzungstermin und Ort sowie die Bezeichnungen der einzelnen Tagesordnungspunkte musste für die Bekanntmachung, die Einladung und die Veröffentlichung im Internet jeweils manuell per Copy & Paste in die Einzeldokumente übertragen werden.

Büroleiter Nico Alexander Heinz, M.A. erinnert sich „Sitzungsvorbereitung waren von Stress und Zeitverlust durch viele manuelle Tätigkeiten und aufwendigen Abstimmungen der Beteiligten unter Termindruck geprägt“. Eine seiner ersten Amtshandlungen im Auftrag des Bürgermeisters war die Einführung einer Sitzungsmanagement Software. Nach einem Auswahlverfahren hat sich die Verbandsgemeindeverwaltung für die Software more!rubin  der more! software GmbH & Co. KG entschieden. Die Einführung wurde von dem Büroleiter, dem EDV-Administrator und zwei Mitarbeiterinnen im Sitzungsdienst koordiniert. Das Know-How zu Administration und Anwendung von more!rubin konnte in zwei Tagesseminaren des Softwareanbieters vermittelt werden. Die übrigen Mitarbeiter der Verwaltung wurden zur Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen von dem Team des Sitzungsmanagements mit der Software vertraut gemacht. „Bereits bei den Schulungen der Mitarbeiter hat sich gezeigt, dass die neue Anwendung auf Grund der einfachen Bedienung gerne genutzt wird“, so Heinz.  Seit Herbst 2012 werden alle Beratungs- und Mitteilungsvorlagen, sowie Sitzungseinladungen und Niederschriften über die Software erstellt und archiviert. Im folgenden Jahr wurde das Verwaltungsinfosystem von more!rubin freigeschaltet, über den verwaltungsintern eine Recherche in den Sitzungsdokumenten möglich ist.

Ziel des Bürgermeisters war es, durch die Digitalisierung nicht nur die internen Verwaltungsabläufe zu verbessern, sondern auch einen Mehrwert für die Ratsmitglieder und Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. Nachdem im Jahr 2013 über 470 Vorlagen mit der Software erstellt wurden, ergänzte ab Januar 2014 das Bürger- und Ratsinfosystem von more!rubin das Serviceangebot der Verwaltung. Ab diesem Zeitpunkt konnten die Bürgerinnen und Bürger auf die bereits archivierten öffentlichen Unterlagen von 2013 und alle kommenden öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen. Für die Ratsmitglieder wurde zeitgleich ein personalisierter Zugang eingerichtet, damit diese auch auf die für sie persönlich freigeschalteten, nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen konnten.  Zum heutigen Zeitpunkt ist das Archiv bereits auf über 2.600 Dokumente angewachsen.  Die stufenweise Einführung des Bürger- und Ratsinfosystems hat sich bewährt. Durch dieses Vorgehen konnten die Feinjustierungen der Abläufe vor der öffentlichen Einführung vorgenommen werden und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung waren bereits zahlreiche Dokumente enthalten, so dass die ersten Nutzer direkt viele Informationen vorfanden.

Die Verwaltung hatte bereits zu diesem Zeitpunkt die Infrastruktur geschaffen, die Sitzungsunterlangen den Ratsmitgliedern elektronisch zur Verfügung zu stellen.  Jedoch wurde die Darstellung der Sitzungsunterlagen über ein Notebook in den Sitzungen kaum genutzt. Erst mit der Einführung der Dipolis-App in Sprendlingen-Gensingen im Jahr 2016, über welche die Sitzungsdokumente auch komfortabel über ein Android-Tablet oder ein IPad dargestellt werden können, entstand bei den Ratsmitgliedern Interesse an der elektronischen Darstellung.  Durch den Komfortgewinn für die Ratsmitglieder durch die Dipolis-App und Einsparmöglichkeiten beim Papierverbrauch, wurde fraktionsübergreifend über Möglichkeiten zum Verzicht auf Papierdokumente diskutiert. Ziel war, den Verzicht auf Papierunterlagen für die Ratsmitglieder freiwillig zu gestalten, jedoch einen Anreiz hierfür zu schaffen und die Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für die Verwaltung möglichst gering zu halten. Im Ergebnis wurde die Geschäftsordnung des Rats um die Möglichkeit für Ratsmitglieder erweitert, sich schriftlich für eine elektronische Übermittlung der Sitzungsunterlagen zu entscheiden.  Gleichzeitig wurde in der Hauptsatzung ergänzt: „Verbandsgemeinderatsmitglieder, die schriftlich auf die Zustellung der Einladung zu Sitzungen und deren Anlagen sowie Niederschriften in Papierform verzichten, erhalten zur Abgeltung ihrer Auslagen für elektronische Einrichtungen, Datenübertragung und ggf. selbst angefertigte Ausdrucke eine monatliche Pauschale in Höhe von 7 € je Monat ihrer Gremienzugehörigkeit.“ Durch diese Lösung entstehen der Verwaltung weder hohe Investitionskosten für die Beschaffung verwaltungseigener Tablets, noch Kosten für die zentrale Beschaffung, Wartung und Versicherung der Geräte. Die monatliche Pauschale von 7 € deckt bei einer Gremienzugehörigkeit über die Wahlperiode von 5 Jahren die Kosten für ein iPad mit Basisausstattung ab. Die Gremienmitglieder können durch diese Lösung selbst entscheiden, ob sie auf ein bereits vorhandenes Tablet zurückgreifen oder mit welchen Ausstattungsmerkmalen sie ein neues Gerät erwerben. Von den Ratsmitgliedern wird vor allem die komfortable Volltextsuche in der Dipolis-App und die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen mit persönlichen Markierungen und Anmerkungen zu versehen geschätzt.

„Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements hat zu effizienteren Prozessen und damit einer Entlastung unserer Mitarbeiter geführt und stellt gleichzeitig eine Serviceverbesserung für die Ratsmitglieder sowie einen deutlichen Zuwachs an Transparenz für die Bürger dar“, resümiert Büroleiter Heinz über die Einführung von more!rubin. Bürgermeister Scherer stellt überdies einen wichtigen Effekt im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsziele der Verbandsgemeinde fest: verzichten alle Mitglieder im Verbandsgemeinderat auf Papierunterlagen, können jährlich alleine in diesem Gremium ca. 30.000 Druckseiten eingespart werden.

Link zur Beratungsvorlage und dem Beschluss der VG Sprendlingen-Gensingen