Der Smart Rathaus Check bietet Kommunalverwaltungen einen einfachen, strukturierten und praxisnahen Einstieg in ein systematisches Qualitätsmanagement. Er ermöglicht es Verwaltungen, ihre aktuellen Arbeitsweisen, Strukturen und Prozesse transparent zu bewerten und erste Entwicklungsfelder klar zu erkennen.

Im ersten Schritt erfolgt eine Selbstbewertung anhand eines definierten Kriterienkatalogs. Für jedes Kriterium können 0 bis 5 Punkte vergeben werden. Die Punktzahl orientiert sich daran, wie stark das jeweilige Qualitätsmerkmal in der Organisation bereits ausgeprägt ist – von „nicht vorhanden“ bis „vorbildlich umgesetzt“.

Die Logik der Bewertung folgt dem Deming-Kreis (PDCA-Zyklus: Plan – Do – Check – Act). Dadurch wird sichtbar, ob ein Thema lediglich geplant, bereits umgesetzt, regelmäßig überprüft oder sogar kontinuierlich verbessert wird. So entsteht ein realistisches Bild des aktuellen Reifegrades der Verwaltung und eine fundierte Grundlage für weitere Schritte im Qualitätsmanagement.

Ausprägung	Punkte	PDCA-Zyklus
Keine Aktivität	0	–
Kriterium in Planung der Einführung	1	Plan
Kriterium in Pilotphase, in Teilbereichen umgesetzt	2	Do
Kriterium zu 100 %  in Anwendung bzw. in der Organisation vorhanden	3	Do
Kriterium zu 100 % in Anwendung bzw. vorhanden und kontinuierliche Weiterentwicklung	4	Check, Act

Für die Durchführung einer Selbstbewertung empfiehlt sich ein klar strukturierter Ablauf. Die folgenden Schritte haben sich in Kommunalverwaltungen besonders bewährt:

1. Grundsatzentscheidung und Ressourcenplanung

• Festlegen, ob, in welchem Umfang und mit welchem Ziel die Selbstbewertung durchgeführt werden soll.
• Bestimmen, welche personellen, zeitlichen und organisatorischen Ressourcen dafür bereitgestellt werden.
  

2. Kommunikation der Selbstbewertung

• Interne Information aller relevanten Bereiche über Ziel, Ablauf und Nutzen der Selbstbewertung.
• Optional: externe Kommunikation, z. B. gegenüber Politik, Mitarbeitendenvertretungen oder der Öffentlichkeit, um Transparenz und Akzeptanz zu fördern.
  

3. Bildung eines bereichsübergreifenden Bewertungsteams

• Zusammenstellen eines Teams aus unterschiedlichen Organisationseinheiten, um verschiedene Perspektiven einzubeziehen.
• Sicherstellen, dass sowohl operative als auch strategische Ebenen vertreten sind.
  

4. Qualifizierung der Beteiligten

• Schulung des Bewertungsteams in den Grundlagen des Qualitätsmanagements und im Umgang mit dem Kriterienkatalog.
• Vermittlung eines gemeinsamen Verständnisses von Bewertungsmaßstäben und Zielsetzungen.
  

5. Durchführung der Selbstbewertung

• Systematische Bearbeitung des Kriterienkatalogs und Vergabe der Punktwerte.
• Dokumentation aller Ergebnisse, Bewertungen und Begründungen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
  

6. Auswertung: Stärken, Schwächen und Zieldefinition

• Analyse der Ergebnisse im Team.
• Identifikation von Stärken, Verbesserungspotenzialen und kritischen Handlungsfeldern.
• Ableitung klarer, realistisch erreichbarer Ziele.
  

7. Entwicklung eines Aktionsplans

• Formulierung konkreter Maßnahmen zur Zielerreichung.
• Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zeitplänen und Erfolgskriterien.
• Interne Kommunikation des Aktionsplans, um Beteiligung und Verbindlichkeit zu stärken.
  

8. Umsetzung der Maßnahmen

• Schrittweise Realisierung der geplanten Aktivitäten.
• Regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und ggf. Anpassung der Maßnahmen.
  

9. Planung der nächsten Selbstbewertung

• Festlegen, wann und in welchem Umfang eine erneute Selbstbewertung stattfinden soll.
• Ziel: kontinuierliche Verbesserung im Sinne des PDCA‑Zyklus.
  

Die folgende Tabelle zeigt die Kriterien des Smart Rathaus Checks in der Fassung vom 03.02.2026. Da sich gesellschaftliche Anforderungen, gesetzliche Rahmenbedingungen und technische Möglichkeiten stetig weiterentwickeln, wird der Kriterienkatalog regelmäßig überprüft und aktualisiert.