Eine funktionierende Verwaltung lebt von Transparenz, Verlässlichkeit und einem respektvollen Umgang. Sollte es dennoch zu Unstimmigkeiten kommen, haben Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, eine Dienstaufsichtsbeschwerde einzureichen. Sie ist ein wichtiges Instrument, um auf Fehlverhalten oder organisatorische Probleme aufmerksam zu machen und damit zur Qualitätsverbesserung beizutragen.
Was ist eine Dienstaufsichtsbeschwerde?
Eine Dienstaufsichtsbeschwerde ist ein formloser Rechtsbehelf, mit dem das Verhalten eines Mitarbeitenden oder die Arbeitsweise einer Verwaltungseinheit beanstandet werden kann. Sie richtet sich nicht gegen fachliche Entscheidungen oder rechtliche Bewertungen, sondern ausschließlich gegen:
- unhöfliches oder unangemessenes Verhalten
- mangelnde Erreichbarkeit
- Verzögerungen oder Untätigkeit
- organisatorische Probleme im Ablauf
- Verstöße gegen interne Vorgaben oder Dienstpflichten
Die Beschwerde kann schriftlich, per E‑Mail, telefonisch oder persönlich eingereicht werden.
Wie läuft die interne Prüfung ab?
1. Eingang und Registrierung
Die Beschwerde wird über den Bürgermeister und die Büroleitung an die zuständige Fachbereichsleitung weitergeleitet. Die Büroleitung bestätigt den Eingang gegenüber der beschwerdeführenden Person.
2. Zuständigkeitsklärung
Die Führungskraft prüft:
- gegen wen oder was sich die Beschwerde richtet
- ob es sich tatsächlich um eine Dienstaufsichtsbeschwerde handelt
- welche Organisationseinheit betroffen ist
3. Anhörung der betroffenen Mitarbeitenden
Die betroffene Person erhält Gelegenheit zur Stellungnahme – schriftlich, im persönlichen Gespräch oder durch ergänzende Dokumentation (z. B. Aktenvermerke, E‑Mails, Vorgangsdaten).
4. Sachverhaltsaufklärung
Die Führungskraft klärt:
- was tatsächlich vorgefallen ist
- ob Fristen, Vorgaben oder Verhaltensregeln verletzt wurden
- ob organisatorische Gründe (z. B. Überlastung, Vertretung, technische Probleme) eine Rolle spielten
- ob interne Abläufe angepasst werden müssen
Bei Bedarf werden weitere Mitarbeitende oder Stellen einbezogen.
5. Ergebnis
Nach Abschluss der Prüfung wird die Beschwerde wie folgt bewertet:
- unbegründet
- teilweise begründet
- begründet
Die Entscheidung wird dokumentiert und an die betroffene Person, den Bürgermeister und die Büroleitung weitergegeben.
Wie wird der Bürger informiert?
Nach Abschluss der Prüfung erhält der Beschwerdeführer eine schriftliche Rückmeldung durch die Büroleitung. Diese enthält:
- eine allgemeine Darstellung des Ergebnisses
- ggf. eine Dankesformel bei hilfreichen Hinweisen zur Verbesserung
Wichtig: Interne Maßnahmen, personenbezogene Details oder die vollständige Bewertung der Fachbereichsleitung werden aus Datenschutz- und Personalrechtsgründen nicht offengelegt.
Das Antwortschreiben wird der Fachbereichsleitung und der betroffenen Person zur Kenntnis gegeben.
Mögliche Folgen einer Dienstaufsichtsbeschwerde
Für die Verwaltung
- Optimierung von Abläufen
- Anpassung von Zuständigkeiten
- Verbesserung der Erreichbarkeit oder Kommunikation
Für Mitarbeitende
Je nach Ergebnis können interne Maßnahmen folgen, z. B.:
- Hinweis- oder Orientierungsgespräch
- Anpassung von Arbeitsabläufen
- in seltenen Fällen disziplinarische oder arbeitsrechtliche Schritte (unter Beteiligung des Personalrats)
Wichtig: Eine Dienstaufsichtsbeschwerde ist kein Disziplinarverfahren.
Ziel der Dienstaufsichtsbeschwerde
Dienstaufsichtsbeschwerden tragen dazu bei,
- die Qualität der Verwaltungsarbeit zu sichern,
- Transparenz zu fördern und
- Abläufe kontinuierlich zu verbessern.
Sie ermöglichen es der Verwaltung, Hinweise aus der Bürgerschaft aufzunehmen und konstruktiv weiterzuverarbeiten.
Bei der Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg werden Dienstaufsichtsbeschwerden wie folgt bearbeitet: