Mit der Webapp „BlueOtter“ zur Krankmeldung bietet die Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg ihren Mitarbeitern eine zeitgemäße Lösung an, um Abwesenheiten unkompliziert und datenschutzkonform zu melden. Die Webapp ist speziell darauf ausgelegt, den Meldeprozess zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Personalabteilung sowie ggf. weiteren Sach-/ Fachbereichsleitungen zu verschlanken und zu automatisieren.
Anstatt zum Hörer zu greifen oder E-Mails zu formulieren (bei denen immer wieder wichtigen Angaben vergessen werden), können Krankmeldungen nun in wenigen Sekunden über eine intuitive Weboberfläche eingereicht werden. Das Beste daran: Die Anwendung ist als Open-Source-Projekt unter dem Namen „BlueOtter-Krankmelder“ auch für andere Kommunen oder interessierte Nutzer kostenlos verfügbar.
Die Mitarbeitenden gelangen über einen Link mit PIN oder einen QR-Code auf einer Visitenkarten auf die Webapp:
Die drei Meldewege im Überblick
Die App unterscheidet zwischen drei verschiedenen Szenarien, um jedem Bedarf gerecht zu werden:
1. Meldung ohne AU (Ärztliche Bescheinigung)
Ideal für kurzfristige Abwesenheiten, die nur den aktuellen Arbeitstag betreffen und für die noch kein ärztliches Attest vorliegt.
2. Meldung mit AU
Wenn eine ärztliche Bescheinigung vorliegt, wählen Sie diesen Typ. Sie geben das Feststellungsdatum und den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit an. Dies ist Grundlage für den Arbeitgeber, um die eAU des Arztes über die Krankenkasse abrufen zu können. Es wird zwischen Erst- und Folgebescheinigung unterschieden. Bei einer Folgebescheinigung sorgt das System dafür, dass diese unmittelbar an den vorherigen Zeitraum anschließt. Das Attest kann direkt als PDF, JPG oder PNG hochgeladen werden (max. 5 MB). Besonders praktisch: Mobilgeräte können direkt die Kamera nutzen, um die AU zu fotografieren.
3. Meldung „Kind krank“
Muss ein Kind betreut werden, ist die Vorlage einer Bescheinigung vom Kinderarzt erforderlich. Auch hier ist ein direkter Upload möglich. Sollte der Nachweis noch nicht vorliegen, kann dieser später konventionell bei der Personalverwaltung nachgereicht werden.
Datenschutz und interne Weiterleitung
Alle eingereichten Informationen werden als vertrauliche Personaldaten behandelt und an die individuell konfigurierbare Stellen per E-Mail übertragen (z.B. Personalabteilung, Fachbereichsleitung, Einrichtungsleitung, Ortsbürgermeister, usw.). Eine Schnittstelle in Fachverfahren als JSON-Objekt ist optional möglich.
Bekenntnis zu Open Source und interkommunaler Zusammenarbeit
Die Webapp ist nicht nur ein Gewinn für die Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg, sondern steht der Allgemeinheit zur Verfügung. Der Quellcode und die Installationsdateien können kostenlos auf GitHub heruntergeladen und auf eigenem Server betrieben werden:
https://github.com/derdigitalaffine/blueotter-krankmelder
Die Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg verfolgt konsequent die Strategie, aus öffentlichen Mitteln entwickelte Software und Erkenntnisse als Open Source bereitzustellen. Dieses Vorgehen basiert auf drei zentralen Überzeugungen:
- Public Money – Public Code: Als öffentlich finanzierte Institution sieht sich die Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg in der Verantwortung, mit Steuergeldern geschaffene digitale Werte der Allgemeinheit zugänglich zu machen. Die Offenlegung des Quellcodes (z. B. auf GitHub) ermöglicht eine transparente und nachhaltige Nutzung über unsere Gemeindegrenzen hinaus.
- Ressourceneffizienz: Durch die Bereitstellung von Tools wie Behebes.ai oder BlueOtter zur Nachnutzung können kostspielige Doppelentwicklungen in anderen Verwaltungen vermieden werden. Es soll eine Kultur des Teilens, und voneinander lernen und gemeinsam Lösungen verbessern etabliert werden.
- Sicherheit durch Transparenz: Open Source bietet durch die Einsehbar- und Prüfbarkeit des Codes ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauen. Dies ist insbesondere beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung ein entscheidender Faktor, um die Akzeptanz bei Bürgerinnen und Bürgern sowie in der Belegschaft zu stärken.