Im Rahmen einer Zukunftskonferenz der Verbandsgemeindeverwaltung Otterbach-Otterberg – Organisiert durch das Netzwerk Digitale Dörfer – sind zahlreiche wertvolle und zukunftsweisende Ideen entstanden. Aus diesen Impulsen haben sich schnell konkrete Projekte entwickelt, von denen viele bereits erfolgreich umgesetzt wurden. Im Vordergrund aller Vorschläge standen vor allem zwei Ziele: die Verbesserung der Kommunikation und die Vereinfachung von Prozessen. Um auch anderen Verwaltungen als wertvolle Anregung zu dienen, geben wir im Folgenden einen Überblick über die aus der Konferenz resultierenden Maßnahmen und Projekte, die in der Verbandsgemeinde Otterbach-Otterberg bereits umgesetzt sind oder in Kürze starten.
Wissensaustausch und Prozesse
- Wissenshäppchen: Einführung einer regelmäßigen Kurzfortbildungs-Serie zur Förderung der Kommunikation zwischen den Fachbereichen, die von den Mitarbeitenden selbst durchgeführt werden.
- Soft-Skill-Tagesseminare: Möglichst jährlich wird ein Seminar mit einem externen Referenten zu einem fachbereichsübergreifenden Thema (z.B. Kommunikation, Organisation, Zeitmanagement, Umgang mit Konflikten) angeboten werden.
- Alternative Besprechungsformate: Dienstliche Besprechungen in Form von Spaziergängen oder an neutralen Orten werden ermöglicht, sofern der Datenschutz gewährleistet ist.
- Bereichsübergreifender Austausch: Zufällig zusammengestellte Gruppen bei Veranstaltungen sollen den Kontakt über Standorte und Fachbereiche hinweg stärken.
- Mängelmeldung leicht gemacht: Für die Meldung von Defekten oder Anforderungen (z. B. Büromaterial, Möbel, IT-Zubehör) kommt künftig eine interne Version des Mängelmelders „behebes“ zum Einsatz. Die Meldungen gehen dann automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter.
Arbeitsumfeld und Zusammenhalt
- Pausengestaltung: Anschaffung von Outdoormöbeln, um attraktivere Pausenmöglichkeiten zu schaffen.
- Gemeinschaftsgefühl: Monatliche Durchführung von Mottotagen sowie Eis-Aktionen für die Mitarbeitenden an beiden Standorten und dem Bauhof bei Hitzewellen.
- Teambuilding: Jeder Fachbereich erhält die Möglichkeit eine jährliche Team-Building-Aktivität zu organisieren.
- Neue Mitarbeitende: Ein umfassendes Onboarding-Konzept wurde entwickelt. Zudem profitieren Beschäftigte künftig von Mitarbeiterrabatten über „Corporate Benefits“.
- Projektmanagement: Komplexe Vorhaben werden künftig strukturiert als Projekt mit definierten Rollen organisiert.
- Wertschätzung & Feedback: Ehrungen und Verabschiedungen werden individueller gestaltet – die Mitarbeitenden können den gewünschten Rahmen selbst wählen. Bei Kündigungen wird standardmäßig ein Offboardinggespräch angeboten.
- Interne Hospitation Mitarbeitende haben künftig die Möglichkeit, an bis zu zwei Tagen pro Jahr in einem anderen Aufgabengebiet zu hospitieren, um das Verständnis für andere Fachbereiche zu fördern.
Kommunikation und Führung
- Gelebte Kultur: Das Prinzip „Offene Tür, offenes Ohr und E-Mails möglichst vermeiden“ soll im Alltag verankert werden. Führungskräfte sind angehalten, dies aktiv zu fördern.
- Willkommen im Team: Neue Mitarbeitende erhalten einen Hausrundgang durch die jeweilige Fachbereichsleitung, ergänzend werden neue Mitarbeitende im Intranet vorgestellt.
- Konfliktlösung & Feedback: Ein einheitlicher, transparenter Ablauf zum Umgang mit Dienstaufsichtsbeschwerden wurde erarbeitet. Zudem werden Führungskräfte regelmäßig proaktiv Feedback zu Verbesserungsvorschlägen bei ihren Teams einholen.
- Standortübergreifende Events in der Freizeit: Ein jährliches Familiengrillfest soll etabliert werden, um den privaten Austausch zu fördern. Auch eigenorganisierte Ideen wie Mittagspausen-Spaziergänge, After-Work-Treffen oder Sportgruppen werden begrüßt.
Titelbild KI generiert.