Kommunen stehen unter wachsendem Druck: steigende Aufgabenlast, Fachkräftemangel, komplexere Rechtsvorgaben und gleichzeitig hohe Erwartungen an digitale Services. Robotic Process Automation (RPA) bietet hier einen pragmatischen Ansatz unter Beibehaltung der eingesetzten Fachverfahren, um Routinetätigkeiten zu automatisieren und Mitarbeitende zu entlasten. Dies kann über die grafischen Oberfläche von Anwendungen erfolgen oder auf Schnittstellenebene.
RPA bezeichnet Software‑Roboter, die regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten am Computer automatisch ausführen. Sie arbeiten wie ein Mensch: klicken in Anwendungen, übertragen Daten, lesen Informationen aus,
erstellen Dokumente und versenden E‑Mails. Ein RPA benötigt dabei keine tiefen Systemintegrationen. Der Bot nutzt die vorhandenen Fachverfahren, Webportale oder Office‑Programme genauso wie Mitarbeitende.
RPA eignet sich besonders für regelbasierte, strukturierte und häufig wiederkehrende Tätigkeiten. Typische kommunale Beispiele:
- Posteingang & Dokumentenverarbeitung: Automatisches Auslesen von E‑Mails, Extraktion von Anhängen, Vorsortierung nach Fachbereichen, Übertragung in DMS oder E‑Akte
- Melderegister & Bürgerservice: Übertragung von Online‑Anträgen (z. B. Hundeanmeldung, Wohnsitz) ins Fachverfahren, automatisierte Bescheiderstellung
- Finanzen & Kämmerei: Prüfung und Erfassung von Rechnungsdaten, Abgleich von Zahlungseingängen, Eingabe von SEPA Mandaten, Erstellung von Gebührenbescheiden
- Personal & Organisation: Automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen nach Vorgaben, Pflege von Personalstammdaten, Verarbeitung von Rapportzetteln oder Krankmeldungen, Vorbereitung von Lohnläufen
- Soziales & Jugend: Übertragung von Online‑Anträgen (Kita, Bildung & Teilhabe), Prüfung von Unterlagen, Erstellung von Standardbescheiden
- Technische Verwaltung: Automatisierte Abfragen in GIS‑Systemen, Übertragung von Mängelmeldungen in Ticketsysteme, Terminverwaltung für Außendienstteams
Gerade für öffentliche Verwaltungen sind Open‑Source‑Lösungen attraktiv, weil sie datenschutzfreundlich, flexibel und kosteneffizient sind. Folgende RPAs- haben sich im Praxiseinsatz bewährt.
- Robot Framework: Sehr stabil, große Community, Ideal für strukturierte Prozesse, Erweiterbar mit KI‑Modulen (OCR, NLP, Computer Vision)
- Robocorp: Moderne Python‑basierte RPA‑Plattform, Lokale Ausführung möglich, Gute KI‑Integration (Dokumentenverarbeitung, LLM‑Workflows)
- TagUI: Leichtgewichtig, Skripting in natürlicher Sprache, Ideal für schnelle Automationen
- OpenRPA: Visuelle Oberfläche ähnlich UiPath, Gute Integration mit Node‑RED
Eine erfolgreiche Einführung folgt einem klaren Vorgehen:
- Mitarbeitende einbeziehen, Transparente Kommunikation und Bots als „digitale Kolleginnen und Kollegen“ verstehen sowie Schulungen anbieten.
- Governance & Datenschutz klären, Rollen definieren (RPA‑Owner, Entwickler, Betrieb).
- Geeignete Prozesse identifizieren per Workshops mit Fachbereichen mit Fokus auf wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten und Priorisierung nach Aufwand und Nutzen.
- Mit Pilotprozess starten (z. B. Hundeanmeldung, Rechnungsverarbeitung). Diese sind innerhalb weniger Wochen automatisierbar und Sichtbare Entlastung erzeugt Akzeptanz.
- Integration von KI‑Modulen (OCR, LLMs, Klassifikatoren) und Wiederverwendbare Bausteine entwickeln.
RPA ist ein sofort wirksamer Hebel, um Kommunen zu entlasten, Prozesse zu beschleunigen und Bürgerdienste zu verbessern. Mit Open‑Source‑Lösungen und einem strukturierten Vorgehen lässt sich RPA schnell, datenschutzkonform und wirtschaftlich einführen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen ist RPA ein zentraler Baustein moderner Verwaltungsdigitalisierung.