Als Meta im Herbst 2023 die WhatsApp‑Kanäle in Deutschland freigeschaltet hat, dauerte es nur wenige Wochen, bis erste Kommunen das Format für sich entdeckten. Der Grund war klar: WhatsApp ist mit Abstand der meistgenutzte Messenger in Deutschland, und viele Bürgerinnen und Bürger informieren sich lieber „nebenbei“ im Messenger als aktiv auf Websites oder Social‑Media‑Plattformen und Whats App ist ein Social-Media Portal, dass generationenübergreifend ist.

Rasche Verbreitung im öffentlichen Sektor

Seit 2024 lässt sich ein deutlicher Trend beobachten:

Immer mehr Städte, Gemeinden und Landkreise eröffnen offizielle Kanäle.
Viele Kommunen berichten von hohen Abonnentenzahlen in kurzer Zeit, oft deutlich höher als auf Instagram oder Facebook.
Der Kanal wird häufig als „Push‑Medium“ genutzt: schnelle Infos, Warnungen, Veranstaltungen, Verkehrs- und Baustellenmeldungen.

Warum WhatsApp‑Kanäle so gut funktionieren

Niedrige Einstiegshürde: Bürger müssen nichts installieren, nichts abonnieren, keine Plattform wechseln.
Hohe Sichtbarkeit: Beiträge erscheinen prominent im WhatsApp‑Feed
Keine Kommentarspalten → weniger Moderationsaufwand

Typische Einsatzfelder

Aktuelle Meldungen aus Rathaus & Verwaltung
Warnungen (Unwetter, Straßensperrungen, Trinkwasser)
Veranstaltungen & Kultur
Baustellen & Verkehr
Stellenanzeigen
Bürgerinformationen (z. B. Müllabfuhr, Öffnungszeiten, Ratsinfos)

Viele Kommunen berichten, dass WhatsApp‑Kanäle das schnellst wachsende digitale Format seit Jahren sind.

Wie Kommunen WhatsApp‑Kanäle erfolgreich einführen

Die Einführung ist technisch einfach, organisatorisch aber strategisch wichtig. Dieser Leitfaden hilft, den Prozess sauber und professionell aufzusetzen.

Ziel und Einsatzbereich definieren

Bevor der Kanal eröffnet wird, sollte klar sein:

Welche Inhalte sollen dort erscheinen?
Wer ist die Zielgruppe?
Welche Tonalität ist angemessen?
Wie oft wird gepostet?
Wird der Kanal ein Hauptkanal oder ein Ergänzungskanal?

Empfehlung: WhatsApp eignet sich besonders für kurze, klare, serviceorientierte Informationen oder Warnmeldungen.

Verantwortlichkeiten festlegen

Wer erstellt die Inhalte?
Wer veröffentlicht?
Wer überwacht die Reichweite?
Wer vertritt im Urlaub?

Für Kommunen sinnvoll: Pressestelle, Social‑Media‑Team, Katastrophenschutz, Ordnungsamt und Feuerwehr.

Rechtliche und organisatorische Grundlagen klären

Impressumspflicht (Link im Kanal hinterlegen)
Datenschutz (keine personenbezogenen Daten veröffentlichen)
Barrierefreiheit (klare Sprache, Alternativtexte bei Bildern)
Krisenkommunikation (Abstimmung mit Feuerwehr/Ordnungsamt)

Kanal technisch einrichten

WhatsApp öffnen
Reiter „Aktuelles“ → „Kanal erstellen“
Name, Beschreibung, Profilbild
Link zum Impressum einfügen
Erste Beiträge vorbereiten

Kommunikationsstrategie des Kanals

Ein Kanal lebt von Abonnenten. Erfolgreiche Kommunen nutzen zur Bewerbung des Kanal:

Website‑Banner
Social‑Media‑Posts
QR‑Codes in Bürgerbüros
Pressemitteilungen
Newsletter‑Hinweise
Plakate in Rathaus & ÖPNV
Hinweis in der E‑Mail‑Signatur

Redaktionsplan & Posting‑Rhythmus

3–5 Posts pro Woche ( jedoch nur wenn die Information einen tatsächlichen „Wert“ für die Bürger hat)
Klare, kurze Texte
Bilder nur, wenn sie echten Mehrwert bieten

Viele Kommunen berichten, dass WhatsApp‑Kanäle bereits in kurzer Zeit deutlich höhere Reichweiten erzielen als Facebook-Fanpages oder Instagram-Profile.

Zu Ihrer Unterstützung bei der Einführung oder Optimierung eines kommunalen oder behördlichen WhatsApp Kanals bieten wir ein Workshop an, der an einem Arbeitstag durchgeführt werden kann.