KGSt Jounal Nr. 6/2018 als Podcast

Die KGSt hat das KGSt Journal Nr. 6/2018 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 30 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Viel Spaß beim anhören!

DSGVO – Aspekte für Kommunen

Am 25.05.2018 wird die europäische Datenschutz-Grundverordnung wirksam (DSGVO). Die DSGVO trifft Regelungen zur Sicherheit der Datenverarbeitung und ersetzt zum Teil bisher geltende Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze. Die folgenden Punkte der DSGVO sind von besonderer Relevanz für öffentliche Stellen und Kommunalverwaltungen, wie z.B. ein Landkreis, eine Stadt, Gemeinde oder Verbandsgemeinde:

  • Rechenschaftspflicht: Art. 5 und 24 der DSGVO verpflichten datenverarbeitende Stellen, jederzeit nachweisen zu können, dass die Verarbeitung persönlicher Daten gemäß der DSGVO erfolgt (=Rechenschaftspflicht). In der Neufassung des Landesdatenschutzgesetzes Rheinland-Pfalz ist vorgesehen, dass bei einer Verletzung der Rechenschaftspflicht keine Geldbußen verhängt werden dürfen, sofern öffentliche Stellen nicht mit eigener Rechtspersönlichkeit am Wettbewerb teilnehmen. Eine Anstalt des öffentlichen Rechts , die z.B. als Stromanbieter am Wettbewerb teilnimmt ist davon jedoch nicht befreit.
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  • Datenschutzbeauftragter: Nach Art. 37 der DSGVO ist jede Behörde oder öffentliche Stelle verpflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Nach der neuen Rechtslage sind daher künftig auch die Ortsgemeinden verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dem Datenschutzbeauftragten müssen die erforderlichen Ressourcen (u.a. angemessener Stellenanteil, Fortbildungsbudget) zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist es möglich, dass ein Datenschutzbeauftragter für mehrere Kommunen tätig wird oder ein externer Dienstleister beauftragt wird.
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  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Nach Art. 30 besteht die Pflicht ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungstätigkeiten zu erstellen (u.a. mit Angabe des Verantwortlichen, Zweck der Verarbeitung, betroffener Personenkreis sowie ggf. technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen und eine Risikoabschätzung). Dieses Verzeichniss ist eine Erweiterung des bisherigen Verfahrensverzeichnisses nach dem LDSG, welches jedoch nur auf automatisierte Datenverarbeitung bezogen war. Die Pflicht zur Führung eines solchen Verzeichnisses gilt für alle öffentlichen Stellen. Das Verzeichnis ist kein öffentliches Verzeichnis, ein Einsichtsrecht für Bürger kann jedoch ggf. aus einem Transparenzgesetz abgeleitet werden. Eine Excel-Liste des Personalrats mit Geburtstagen von Mitarbeitern fällt beispielsweise unter die Pflicht zur Aufnahme in das Verzeichniss von Verarbeitungstätigkeiten. Um der Rechenschaftspflicht nachzukommen, müssen auch die Ermächtigung bzw., das Vorhandensein von Einwilligungen zur Datenverarbeitung dokumentiert werden.
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  • Datenschutzmanagement: Nach Art 24 DSGVO müssen technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, damit die Verarbeitung der Daten gem. der DSGVO erfolgt. Weiterhin wird in Art 32 der DSGVO konkretisiert, dass für mögliche ernsthafte Gefährdungen adäquate Gegenmaßnahmen vorgesehen werden müssen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Es wird eine Orientierung am BSI Grundschutzkatalog empfohlen.
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  • Datenschutzfolgeabschätzung: Art 35 DSGVO fordert die Erstellung einer Datenschutzfolgeabschätzung bei der Verarbeitung von Daten mit hohem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Die Mindestbestandteile sind: Liste der Vorgänge, Zweck, berechtigte Interessen der Betroffenen, Bewertung der Notwendigkeit des Verfahrens in Bezug auf Zweck und berechtigtem Interessen der Betroffenen sowie Einschätzung der Risiken für diese. Auf dieser Analyse aufbauend sollen geeignete Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Eine Konkretisierung dieser speziellen Verarbeitungsvorgänge mit „hohem Risiko“ ist noch zu konkretisieren, evtl. soll von der jeweiligen Datenschutzaufsichtsbehörde eine Liste mit in Frage kommenden den Vorgängen zur Verfügung gestellt werden. In vielen kommunalen Verfahren, die oftmals den höchst persönlichen Lebensbereich betreffen, z.B. Meldewesen, Steuerwesen ist die Datenschutzfolgeabschätzung voraussichtlich erforderlich.
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  • Auftragsdatenverarbeitung: Bei der Beauftragung von dritten zur Verarbeitung von Daten muss gewährleistet sein, dass diese die DSGVO einhalten. Diese Verpflichtung hierzu sollte vertraglich vereinbart werden. In Art. 28 DSGVO werden die Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung konkretisiert.
    Informationspflicht bei Datenschutzverstößen: Neben dem ständigen Vorhalten der Dokumentationen und Anweisungen zur Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO sind Verletzungen des Schutzes persönlicher Daten nach Art 33 DS GVO der Aufsichtsbehörde unverzüglich mitzuteilen; Dies ist beispielsweise der Fall, wenn durch einen Windzug die Geburtstagsliste der Mitarbeiter aus dem geöffneten Fenster fliegt, auf der Ladefläche eines vorbeifahrenden Kleintransporters landet und sich mit dem Fahrzeugs aus dem Zugriffsbereich der Kommune bewegt. In der Mitteilung an die Aufsichtsbehörde soll auch mitgeteilt werden, welche Gegenmaßnahmen getroffen werden/wurden, um eine erneute Verletzung auszuschließen. Bei einem hohen Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten von natürlichen Personen, sind auch diese nach Art 34 DSGVO unverzüglich über die Datenschutzverletzung zu informieren.
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  • Datenverarbeitung mit Einwilligung: Die Verarbeitung oder Nutzung persönlicher Daten ohne Ermächtigungsgrundlage kann wie bisher nur mit Einwilligung der Betroffenen erfolgen. In Art 7 Abs. 4 DSGVO neu hinzugekommen ist jedoch ein Kopplungsverbot. Hiernach ist eine Einwilligung ggf. keine rechtmäßige Grundlage, wenn zwischen den Vertragspartnern ein weiteres Abhängigkeitsverhältnis mit einem klaren Ungleichgewicht besteht und die Einwilligung nicht für die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung erforderlich ist. Für die Einwilligung besteht nicht die Pflicht einer schriftlichen Erklärung, jedoch muss die Einwilligung nachweisbar sein.
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  • Verarbeitung von Mitarbeiterdaten: Nach § 26 Abs. 1 und Abs. 4 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für den Zweck der Beschäftigung verarbeitet werden. Zudem wird die Möglichkeit von Kollektivvereinbarungen (Tarifvertrag, Betriebs- und Dienstvereinbarung) zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten eröffnet. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung bedarf der Einwilligung der Betroffenen. Bei der Bewertung der Freiwilligkeit der Einwilligung ist jedoch das Abhängigkeitsverhältnis des Beschäftigten zum Arbeitgeber zu berücksichtigen. Dies ist bedingt durch das Kopplungsverbot nach Art 7 Abs. 4 DSGVO. Eine Freiwilligkeit kann vorliegen, wenn dem Beschäftigten durch die Einwilligung Vorteile entstehen ( z.B. Nutzung dienstlicher Fahrzeuge oder EDV-Geräte).

Die DSGVO enthält Öffnungsklauseln, die durch Bundes und Landesrecht ausgeschöpft werden können. Hierbei sind auch Vereinfachungen für öffentliche Stellen und Kommunen möglich. Aufgrund der unklaren Situation sind viele Muster und Vorlagen noch in der Entwurfsphase.

Weitere Informationen finden Sie bei den Landesdatenschutzbeauftragten. Für einen Kurzvortrag der Änderungen in politischen Gremien oder einen Workshop zur Umsetzung von Maßnahmen zur DSGVO für Führungskräfte oder Mitarbeiter können Sie sich gerne an uns wenden.

VG Sprendlingen-Gensingen veröffentlicht Haushalt als erste Kommune in Rheinland-Pfalz auf offenerhaushalt.de

Der Haushaltsplan der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen für das Jahr 2018 umfasst mehr als 250 Seiten. Schon als gedruckte Papierversion ist es mühsam einzelne Ansätze einzusehen. Durch scannen der Papierdokumente und die Bereitstellung als PDF-Datei im Internet sind die Daten zwar digitalisiert und öffentlich verfügbar, aber nur minimal zugänglicher als die gedruckte Version.

Die Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen geht einen Schritt weiter bei der Digitalisierung und Transparenz und veröffentlicht ihre Haushaltsansätze auf einer modernen open Data Plattform. So können die Haushaltsdaten mit einem Computer, Tablet oder Smartphone komfortabel aufbereitet eingesehen werden.

Die Haushaltsansätze der Aufwandskonten im Ergebnishaushalt können auf Ebene der Fachbereiche, Produkte sowie Konten übersichtlich dargestellt werden. Durch Klick auf eine Ebene gelangen Sie in die nächst tiefere Ebene. Die Fläche der Blöcke stellt das Volumen des Haushaltsansatzes visuell dar. Falls die Fläche der Blöcke zu klein ist um diese mit der Bezeichnung des Ansatzes zu versehen, können Sie die Bezeichnung des Ansatzes der Tabelle unter der visuellen Darstellung entnehmen. Der detaillierte Haushaltsplan steht weiterhin auf der Homepage www.sprendlingen-gensingen.de unter dem Punkt „Rathaus“ / „Haushalt und Finanzen“ als PDF-Datei zum Download zur Verfügung.

Eine deutsche Anleitung bzw. Tutorial zur Veröffentlichung Ihrer Haushaltsdaten über openspending.org finden Sie hier.

 

KGSt-Journal Nr. 2/ 2018 als Podcast

Die KGSt hat das KGSt Journal Nr. 2/2018 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 30 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Über den Direktlink unter dem Player ist auch ein Download möglich. Viel Spaß beim anhören!

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Bürgerhaushalt

In vielen Kommunen haben die Bürgerinnen und Bürger mittlerweile die Möglichkeit, sich aktiv bei der Aufstellung des Haushaltsplanes zu beteiligen. In manchen Bundesländern, z.B. in Rheinland-Pfalz sind die Kommunen sogar verpflichtet, den Bürgerinnen und Bürgern eine Beteiligungsmöglichkeit im Rahmen der Haushaltsberatungen anzubieten.  Das Verfahren wird Bürgerhaushalt genannt. Leider ist das Einreichen von Haushaltsvorschlägen per Brief, Fax oder E-Mail vielen Bürgerinnen und Bürgern zu umständlich und nur wenige Kommunen bieten bisher ein Onlineformular hierzu an. Wir haben eine einfache Lösung für kleine Kommunen für den Bürgerhaushalt über unser Onlineformular.

Öffentlichkeitsarbeit per Smartphone

Workshop zur Aufnahme, Bearbeitung und Veröffentlichung von Foto-, Video- und Audioaufnahmen

Früher war die mediale Öffentlichkeitsarbeit von Mandatsträgern und Kommunen im Wesentlichen auf Pressemitteilungen beschränkt. In der modernen Gesellschaft ist die Aufmerksamkeit der Bürgerinnen und Bürger jedoch immer schwerer zu erreichen. Informationen können effektiver durch die Veröffentlichung von Foto-, Video- oder Tondokumente durch die Akteure selbst vermittelt werden.

Dank der rasanten Entwicklung der Smartphones können mittlerweile alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell, einfach und kostengünstig mit einem Gerät durchgeführt und Ergebnisse in sehr guter Qualität erzielt werden.

Die Teilnehmer kennen nach dem Workshop die nötige Technik, können verschiedene Lösungen hierzu hinsichtlich Aufwand und Qualität beurteilen und selbst Inhalte erstellen. Es werden alle Produktionsschritte von der Aufnahme, Bearbeitung bis zur Veröffentlichung vermittelt und im Workshop angewendet. Seminarinhalt:

  • Eigenschaften und Qualitätsmerkmale geeignete Smartphones
  • Die wichtigsten Foto-, Video- und Tonformate und deren Anwendungsgebiete
  • Scharfes Bild und moderner Look mit der richtigen Perspektive, Stativ und Gimbal
  • Die richtige Beleuchtung bei Foto- und Videoaufnahmen
  • Bildbearbeitung am Smartphone mit kostenlosen Apps (Format, Ausschnitt, Farbe, Helligkeit, Kontrast, Filter)
  • Fotos mit stilvoll mit einer Textbotschaft versehen
  • Aktuelle Trends für einen modernen Look der Beiträge
  • Klare Tonaufnahmen mit verschiedenen Mikrofontypen für Vortrag, Interview und Veranstaltungen
  • Videos am Smartphone aufzeichnen, schneiden und Bildtitel hinzufügen
  • Veröffentlichung von Bild-, Video- und Audiomedien auf geeigneten Plattformen im Internet (Webseite, Twitter, Facebook, Snapchat, Instagram, YouTube, Sound Cloud u.ä.)

Beispiele:

Voraussetzung:

Technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Teilnehmer/innen sollten möglichst über ein dienstliches oder privates Smartphone (Android oder iOS) verfügen, welches während dem Workshop eingesetzt werden kann.

Unverbindliche Anfrage zur Durchführung eines Vor-Ort-Workshops:

Grundlagen des Personalwesens für Führungskräfte im kommunalen Bereich

Für die Bearbeitung personalrechtlicher Vorgänge können die Führungskräfte im kommunalen Bereich (Fachbereichsleiter/innen, Bürgermeister/innen, Werkleiter/innen, Vorstände) in der Regel auf das Know-How der Personalabteilung ihrer Einrichtung zurück greifen. Dennoch sind Kenntnisse der Grundlagen des Personalrechts für den sicheren Umgang mit den eigenen Mitarbeiter/innen und der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung von Vorteil.

In diesem Seminar werden die wichtigsten Aspekte des Personalrechts und der Aufbau eines positiven Arbeitgeberimages speziell für Führungskräfte im öffentlichen Bereich vermittelt. Seminarinhalt:

Personalgewinnung

  • Erfolgreiche Stellenausschreibung & Co.
  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Landesgleichstellungsgesetz (LGG)
  • Grundsätze der Bestenauslese

Arbeitsverhältnisse

  • Teilzeitbeschäftigung
  • Geringfügige Beschäftigung
  • Kurzfristige Beschäftigung
  • Befristete Arbeitsverhältnisse

Eingruppierung und Leistungsentgelt

  • Eingruppierung in die Entgeltgruppen des TVöD
  • Stufenzuordnung in einer Entgeltgruppe bei Neueinstellung
  • Leistungsentgelt nach § 18 TVöD und vorzeitige Stufensteigerung nach § 17 TVöD

Urlaub, Erkrankung und Störungen im Arbeitsverhältnis

  • Erholungsurlaub, Zusatzurlaub, Sonderurlaub und Arbeitsbefreiung
  • Arbeitsunfähigkeit bei Erkrankung
  • Abmahnungsgründe
  • Ordentliche und außerordentliche Kündigung

Blick in die Zukunft

  • Demografische Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt
  • Strategische Personalbedarfsplanung
  • Aufbau einer Arbeitgebermarke

Methodik: Vortrag, Praxisbeispiele, Raum für Fragen und Diskussion in kollegialer Gruppe

Unverbindliche Anfrage zur Durchführung eines Vor-Ort-Seminars:

Workshop und E-Book zur Digitalisierung von Kommunen

Die Kommunalakademie Rheinland-Pfalz bietet ab dem Herbst 2017 Strategie-Workshops für Kommunen zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in Zusammenarbeit mit der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e.V. an. Der folgende Beitrag wurde auf der Webseite www.landleben-digital.de veröffentlicht und gibt einen Einblick in den Workshop:

Ergänzend zu den Workshops kann auf www.landleben-digital.de das E-Book  „Unsere Zukunft im digitalen Dorf“ kostenlos heruntergeladen werden, in dem die strategischen Ansätze der Landesregierung Rheinland-Pfalz zu Digitalisierung erläutert und deren potentiale für Kommunen dargestellt werden.

KGSt Journal Nr. 11/ 2017 als Podcast

Die KGSt hat das KGSt-Journal Nr. 11/ 2017 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 46 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Über den Direktlink unter dem Player ist auch ein Download möglich. Viel Spaß beim anhören!

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Erfolgreiche Digitalisierung des Sitzungsmanagements

Die Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen hat sich unter der Leitung von Bürgermeister Manfred Scherer zum Ziel gesetzt, durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen die Mitarbeiter zu entlasten und das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger zu erweitern.

Einer der Kernprozesse der Verwaltung ist das Sitzungsmanagement. Hierzu gehören die dezentrale Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen in den Fachbereichen der Verwaltung, die Einladung zu Rats- und Ausschusssitzungen unter Mitteilung der Tagesordnung mit den Sitzungsunterlagen, sowie die Dokumentation der Beratungsergebnisse und die Umsetzung der Beschlüsse.  Bis 2012 wurden die Beratungsvorlagen für Ratssitzungen in der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen von den Fachabteilungen per Microsoft Word erstellt und nach Freigabe in einem Netzwerklaufwerk gespeichert, auf welches der Sitzungsdienst Zugriff hatte.  Diese Einzeldokumente wurden von dem Team des Sitzungsdienstes einheitlich formatiert und in einer Datei zusammengefasst. Sitzungstermin und Ort sowie die Bezeichnungen der einzelnen Tagesordnungspunkte musste für die Bekanntmachung, die Einladung und die Veröffentlichung im Internet jeweils manuell per Copy & Paste in die Einzeldokumente übertragen werden.

Büroleiter Nico Alexander Heinz, M.A. erinnert sich „Sitzungsvorbereitung waren von Stress und Zeitverlust durch viele manuelle Tätigkeiten und aufwendigen Abstimmungen der Beteiligten unter Termindruck geprägt“. Eine seiner ersten Amtshandlungen im Auftrag des Bürgermeisters war die Einführung einer Sitzungsmanagement Software. Nach einem Auswahlverfahren hat sich die Verbandsgemeindeverwaltung für die Software more!rubin  der more! software GmbH & Co. KG entschieden. Die Einführung wurde von dem Büroleiter, dem EDV-Administrator und zwei Mitarbeiterinnen im Sitzungsdienst koordiniert. Das Know-How zu Administration und Anwendung von more!rubin konnte in zwei Tagesseminaren des Softwareanbieters vermittelt werden. Die übrigen Mitarbeiter der Verwaltung wurden zur Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen von dem Team des Sitzungsmanagements mit der Software vertraut gemacht. „Bereits bei den Schulungen der Mitarbeiter hat sich gezeigt, dass die neue Anwendung auf Grund der einfachen Bedienung gerne genutzt wird“, so Heinz.  Seit Herbst 2012 werden alle Beratungs- und Mitteilungsvorlagen, sowie Sitzungseinladungen und Niederschriften über die Software erstellt und archiviert. Im folgenden Jahr wurde das Verwaltungsinfosystem von more!rubin freigeschaltet, über den verwaltungsintern eine Recherche in den Sitzungsdokumenten möglich ist.

Ziel des Bürgermeisters war es, durch die Digitalisierung nicht nur die internen Verwaltungsabläufe zu verbessern, sondern auch einen Mehrwert für die Ratsmitglieder und Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. Nachdem im Jahr 2013 über 470 Vorlagen mit der Software erstellt wurden, ergänzte ab Januar 2014 das Bürger- und Ratsinfosystem von more!rubin das Serviceangebot der Verwaltung. Ab diesem Zeitpunkt konnten die Bürgerinnen und Bürger auf die bereits archivierten öffentlichen Unterlagen von 2013 und alle kommenden öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen. Für die Ratsmitglieder wurde zeitgleich ein personalisierter Zugang eingerichtet, damit diese auch auf die für sie persönlich freigeschalteten, nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen konnten.  Zum heutigen Zeitpunkt ist das Archiv bereits auf über 2.600 Dokumente angewachsen.  Die stufenweise Einführung des Bürger- und Ratsinfosystems hat sich bewährt. Durch dieses Vorgehen konnten die Feinjustierungen der Abläufe vor der öffentlichen Einführung vorgenommen werden und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung waren bereits zahlreiche Dokumente enthalten, so dass die ersten Nutzer direkt viele Informationen vorfanden.

Die Verwaltung hatte bereits zu diesem Zeitpunkt die Infrastruktur geschaffen, die Sitzungsunterlangen den Ratsmitgliedern elektronisch zur Verfügung zu stellen.  Jedoch wurde die Darstellung der Sitzungsunterlagen über ein Notebook in den Sitzungen kaum genutzt. Erst mit der Einführung der Dipolis-App in Sprendlingen-Gensingen im Jahr 2016, über welche die Sitzungsdokumente auch komfortabel über ein Android-Tablet oder ein IPad dargestellt werden können, entstand bei den Ratsmitgliedern Interesse an der elektronischen Darstellung.  Durch den Komfortgewinn für die Ratsmitglieder durch die Dipolis-App und Einsparmöglichkeiten beim Papierverbrauch, wurde fraktionsübergreifend über Möglichkeiten zum Verzicht auf Papierdokumente diskutiert. Ziel war, den Verzicht auf Papierunterlagen für die Ratsmitglieder freiwillig zu gestalten, jedoch einen Anreiz hierfür zu schaffen und die Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für die Verwaltung möglichst gering zu halten. Im Ergebnis wurde die Geschäftsordnung des Rats um die Möglichkeit für Ratsmitglieder erweitert, sich schriftlich für eine elektronische Übermittlung der Sitzungsunterlagen zu entscheiden.  Gleichzeitig wurde in der Hauptsatzung ergänzt: „Verbandsgemeinderatsmitglieder, die schriftlich auf die Zustellung der Einladung zu Sitzungen und deren Anlagen sowie Niederschriften in Papierform verzichten, erhalten zur Abgeltung ihrer Auslagen für elektronische Einrichtungen, Datenübertragung und ggf. selbst angefertigte Ausdrucke eine monatliche Pauschale in Höhe von 7 € je Monat ihrer Gremienzugehörigkeit.“ Durch diese Lösung entstehen der Verwaltung weder hohe Investitionskosten für die Beschaffung verwaltungseigener Tablets, noch Kosten für die zentrale Beschaffung, Wartung und Versicherung der Geräte. Die monatliche Pauschale von 7 € deckt bei einer Gremienzugehörigkeit über die Wahlperiode von 5 Jahren die Kosten für ein iPad mit Basisausstattung ab. Die Gremienmitglieder können durch diese Lösung selbst entscheiden, ob sie auf ein bereits vorhandenes Tablet zurückgreifen oder mit welchen Ausstattungsmerkmalen sie ein neues Gerät erwerben. Von den Ratsmitgliedern wird vor allem die komfortable Volltextsuche in der Dipolis-App und die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen mit persönlichen Markierungen und Anmerkungen zu versehen geschätzt.

„Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements hat zu effizienteren Prozessen und damit einer Entlastung unserer Mitarbeiter geführt und stellt gleichzeitig eine Serviceverbesserung für die Ratsmitglieder sowie einen deutlichen Zuwachs an Transparenz für die Bürger dar“, resümiert Büroleiter Heinz über die Einführung von more!rubin. Bürgermeister Scherer stellt überdies einen wichtigen Effekt im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsziele der Verbandsgemeinde fest: verzichten alle Mitglieder im Verbandsgemeinderat auf Papierunterlagen, können jährlich alleine in diesem Gremium ca. 30.000 Druckseiten eingespart werden.

Link zur Beratungsvorlage und dem Beschluss der VG Sprendlingen-Gensingen