Die KGSt hat das KGSt Journal Nr. 3/2018 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 40 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Viel Spaß beim anhören!
Am 25.05.2018 wird die europäische Datenschutz-Grundverordnung wirksam (DSGVO). Die DSGVO trifft Regelungen zur Sicherheit der Datenverarbeitung und ersetzt zum Teil bisher geltende Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze. Die folgenden Punkte der DSGVO sind von besonderer Relevanz für öffentliche Stellen und Kommunalverwaltungen, wie z.B. ein Landkreis, eine Stadt, Gemeinde oder Verbandsgemeinde:
Die DSGVO enthält Öffnungsklauseln, die durch Bundes und Landesrecht ausgeschöpft werden können. Hierbei sind auch Vereinfachungen für öffentliche Stellen und Kommunen möglich. Aufgrund der unklaren Situation sind viele Muster und Vorlagen noch in der Entwurfsphase.
Weitere Informationen finden Sie bei den Landesdatenschutzbeauftragten. Für einen Kurzvortrag der Änderungen in politischen Gremien oder einen Workshop zur Umsetzung von Maßnahmen zur DSGVO für Führungskräfte oder Mitarbeiter können Sie sich gerne an uns wenden.
Der Haushaltsplan der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen für das Jahr 2018 umfasst mehr als 250 Seiten. Schon als gedruckte Papierversion ist es mühsam einzelne Ansätze einzusehen. Durch scannen der Papierdokumente und die Bereitstellung als PDF-Datei im Internet sind die Daten zwar digitalisiert und öffentlich verfügbar, aber nur minimal zugänglicher als die gedruckte Version.
Die Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen geht einen Schritt weiter bei der Digitalisierung und Transparenz und veröffentlicht ihre Haushaltsansätze auf einer modernen open Data Plattform. So können die Haushaltsdaten mit einem Computer, Tablet oder Smartphone komfortabel aufbereitet eingesehen werden.
Die Haushaltsansätze der Aufwandskonten im Ergebnishaushalt können auf Ebene der Fachbereiche, Produkte sowie Konten übersichtlich dargestellt werden. Durch Klick auf eine Ebene gelangen Sie in die nächst tiefere Ebene. Die Fläche der Blöcke stellt das Volumen des Haushaltsansatzes visuell dar. Falls die Fläche der Blöcke zu klein ist um diese mit der Bezeichnung des Ansatzes zu versehen, können Sie die Bezeichnung des Ansatzes der Tabelle unter der visuellen Darstellung entnehmen. Der detaillierte Haushaltsplan steht weiterhin auf der Homepage www.sprendlingen-gensingen.de unter dem Punkt „Rathaus“ / „Haushalt und Finanzen“ als PDF-Datei zum Download zur Verfügung.
Eine deutsche Anleitung bzw. Tutorial zur Veröffentlichung Ihrer Haushaltsdaten über openspending.org finden Sie hier.
Die KGSt hat das KGSt Journal Nr. 2/2018 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 30 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Über den Direktlink unter dem Player ist auch ein Download möglich. Viel Spaß beim anhören!
In vielen Kommunen haben die Bürgerinnen und Bürger mittlerweile die Möglichkeit, sich aktiv bei der Aufstellung des Haushaltsplanes zu beteiligen. In manchen Bundesländern, z.B. in Rheinland-Pfalz sind die Kommunen sogar verpflichtet, den Bürgerinnen und Bürgern eine Beteiligungsmöglichkeit im Rahmen der Haushaltsberatungen anzubieten. Das Verfahren wird Bürgerhaushalt genannt. Leider ist das Einreichen von Haushaltsvorschlägen per Brief, Fax oder E-Mail vielen Bürgerinnen und Bürgern zu umständlich und nur wenige Kommunen bieten bisher ein Onlineformular hierzu an. Wir haben eine einfache Lösung für kleine Kommunen für den Bürgerhaushalt über unser Onlineformular.
Workshop zur Aufnahme, Bearbeitung und Veröffentlichung von Foto-, Video- und Audioaufnahmen
Früher war die mediale Öffentlichkeitsarbeit von Mandatsträgern und Kommunen im Wesentlichen auf Pressemitteilungen beschränkt. In der modernen Gesellschaft ist die Aufmerksamkeit der Bürgerinnen und Bürger jedoch immer schwerer zu erreichen. Informationen können effektiver durch die Veröffentlichung von Foto-, Video- oder Tondokumente durch die Akteure selbst vermittelt werden.
Dank der rasanten Entwicklung der Smartphones können mittlerweile alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell, einfach und kostengünstig mit einem Gerät durchgeführt und Ergebnisse in sehr guter Qualität erzielt werden.
Die Teilnehmer kennen nach dem Workshop die nötige Technik, können verschiedene Lösungen hierzu hinsichtlich Aufwand und Qualität beurteilen und selbst Inhalte erstellen. Es werden alle Produktionsschritte von der Aufnahme, Bearbeitung bis zur Veröffentlichung vermittelt und im Workshop angewendet. Seminarinhalt:
Beispiele:
Voraussetzung:
Technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Teilnehmer/innen sollten möglichst über ein dienstliches oder privates Smartphone (Android oder iOS) verfügen, welches während dem Workshop eingesetzt werden kann.
Unverbindliche Anfrage zur Durchführung eines Vor-Ort-Workshops:
Für die Bearbeitung personalrechtlicher Vorgänge können die Führungskräfte im kommunalen Bereich (Fachbereichsleiter/innen, Bürgermeister/innen, Werkleiter/innen, Vorstände) in der Regel auf das Know-How der Personalabteilung ihrer Einrichtung zurück greifen. Dennoch sind Kenntnisse der Grundlagen des Personalrechts für den sicheren Umgang mit den eigenen Mitarbeiter/innen und der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung von Vorteil.
In diesem Seminar werden die wichtigsten Aspekte des Personalrechts und der Aufbau eines positiven Arbeitgeberimages speziell für Führungskräfte im öffentlichen Bereich vermittelt. Seminarinhalt:
Personalgewinnung
Arbeitsverhältnisse
Eingruppierung und Leistungsentgelt
Urlaub, Erkrankung und Störungen im Arbeitsverhältnis
Blick in die Zukunft
Methodik: Vortrag, Praxisbeispiele, Raum für Fragen und Diskussion in kollegialer Gruppe
Unverbindliche Anfrage zur Durchführung eines Vor-Ort-Seminars:
Die Kommunalakademie Rheinland-Pfalz bietet ab dem Herbst 2017 Strategie-Workshops für Kommunen zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in Zusammenarbeit mit der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz e.V. an. Der folgende Beitrag wurde auf der Webseite www.landleben-digital.de veröffentlicht und gibt einen Einblick in den Workshop:
Die KGSt hat das KGSt-Journal Nr. 11/ 2017 auf ihrer Webseite veröffentlicht. Wir haben das KGSt-Journal als Podcast aufbereitet, in dem der Großteil des Journals vorgetragen wird. Der Podcast hat eine Dauer von ca. 46 Minuten – Ideal für eine lange Auto- oder Zugfahrt. Über den Direktlink unter dem Player ist auch ein Download möglich. Viel Spaß beim anhören!
Die Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen hat sich unter der Leitung von Bürgermeister Manfred Scherer zum Ziel gesetzt, durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen die Mitarbeiter zu entlasten und das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger zu erweitern.
Einer der Kernprozesse der Verwaltung ist das Sitzungsmanagement. Hierzu gehören die dezentrale Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen in den Fachbereichen der Verwaltung, die Einladung zu Rats- und Ausschusssitzungen unter Mitteilung der Tagesordnung mit den Sitzungsunterlagen, sowie die Dokumentation der Beratungsergebnisse und die Umsetzung der Beschlüsse. Bis 2012 wurden die Beratungsvorlagen für Ratssitzungen in der Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen von den Fachabteilungen per Microsoft Word erstellt und nach Freigabe in einem Netzwerklaufwerk gespeichert, auf welches der Sitzungsdienst Zugriff hatte. Diese Einzeldokumente wurden von dem Team des Sitzungsdienstes einheitlich formatiert und in einer Datei zusammengefasst. Sitzungstermin und Ort sowie die Bezeichnungen der einzelnen Tagesordnungspunkte musste für die Bekanntmachung, die Einladung und die Veröffentlichung im Internet jeweils manuell per Copy & Paste in die Einzeldokumente übertragen werden.
Büroleiter Nico Alexander Heinz, M.A. erinnert sich „Sitzungsvorbereitung waren von Stress und Zeitverlust durch viele manuelle Tätigkeiten und aufwendigen Abstimmungen der Beteiligten unter Termindruck geprägt“. Eine seiner ersten Amtshandlungen im Auftrag des Bürgermeisters war die Einführung einer Sitzungsmanagement Software. Nach einem Auswahlverfahren hat sich die Verbandsgemeindeverwaltung für die Software more!rubin der more! software GmbH & Co. KG entschieden. Die Einführung wurde von dem Büroleiter, dem EDV-Administrator und zwei Mitarbeiterinnen im Sitzungsdienst koordiniert. Das Know-How zu Administration und Anwendung von more!rubin konnte in zwei Tagesseminaren des Softwareanbieters vermittelt werden. Die übrigen Mitarbeiter der Verwaltung wurden zur Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen von dem Team des Sitzungsmanagements mit der Software vertraut gemacht. „Bereits bei den Schulungen der Mitarbeiter hat sich gezeigt, dass die neue Anwendung auf Grund der einfachen Bedienung gerne genutzt wird“, so Heinz. Seit Herbst 2012 werden alle Beratungs- und Mitteilungsvorlagen, sowie Sitzungseinladungen und Niederschriften über die Software erstellt und archiviert. Im folgenden Jahr wurde das Verwaltungsinfosystem von more!rubin freigeschaltet, über den verwaltungsintern eine Recherche in den Sitzungsdokumenten möglich ist.
Ziel des Bürgermeisters war es, durch die Digitalisierung nicht nur die internen Verwaltungsabläufe zu verbessern, sondern auch einen Mehrwert für die Ratsmitglieder und Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. Nachdem im Jahr 2013 über 470 Vorlagen mit der Software erstellt wurden, ergänzte ab Januar 2014 das Bürger- und Ratsinfosystem von more!rubin das Serviceangebot der Verwaltung. Ab diesem Zeitpunkt konnten die Bürgerinnen und Bürger auf die bereits archivierten öffentlichen Unterlagen von 2013 und alle kommenden öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen. Für die Ratsmitglieder wurde zeitgleich ein personalisierter Zugang eingerichtet, damit diese auch auf die für sie persönlich freigeschalteten, nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen konnten. Zum heutigen Zeitpunkt ist das Archiv bereits auf über 2.600 Dokumente angewachsen. Die stufenweise Einführung des Bürger- und Ratsinfosystems hat sich bewährt. Durch dieses Vorgehen konnten die Feinjustierungen der Abläufe vor der öffentlichen Einführung vorgenommen werden und zum Zeitpunkt der Veröffentlichung waren bereits zahlreiche Dokumente enthalten, so dass die ersten Nutzer direkt viele Informationen vorfanden.
Die Verwaltung hatte bereits zu diesem Zeitpunkt die Infrastruktur geschaffen, die Sitzungsunterlangen den Ratsmitgliedern elektronisch zur Verfügung zu stellen. Jedoch wurde die Darstellung der Sitzungsunterlagen über ein Notebook in den Sitzungen kaum genutzt. Erst mit der Einführung der Dipolis-App in Sprendlingen-Gensingen im Jahr 2016, über welche die Sitzungsdokumente auch komfortabel über ein Android-Tablet oder ein IPad dargestellt werden können, entstand bei den Ratsmitgliedern Interesse an der elektronischen Darstellung. Durch den Komfortgewinn für die Ratsmitglieder durch die Dipolis-App und Einsparmöglichkeiten beim Papierverbrauch, wurde fraktionsübergreifend über Möglichkeiten zum Verzicht auf Papierdokumente diskutiert. Ziel war, den Verzicht auf Papierunterlagen für die Ratsmitglieder freiwillig zu gestalten, jedoch einen Anreiz hierfür zu schaffen und die Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für die Verwaltung möglichst gering zu halten. Im Ergebnis wurde die Geschäftsordnung des Rats um die Möglichkeit für Ratsmitglieder erweitert, sich schriftlich für eine elektronische Übermittlung der Sitzungsunterlagen zu entscheiden. Gleichzeitig wurde in der Hauptsatzung ergänzt: „Verbandsgemeinderatsmitglieder, die schriftlich auf die Zustellung der Einladung zu Sitzungen und deren Anlagen sowie Niederschriften in Papierform verzichten, erhalten zur Abgeltung ihrer Auslagen für elektronische Einrichtungen, Datenübertragung und ggf. selbst angefertigte Ausdrucke eine monatliche Pauschale in Höhe von 7 € je Monat ihrer Gremienzugehörigkeit.“ Durch diese Lösung entstehen der Verwaltung weder hohe Investitionskosten für die Beschaffung verwaltungseigener Tablets, noch Kosten für die zentrale Beschaffung, Wartung und Versicherung der Geräte. Die monatliche Pauschale von 7 € deckt bei einer Gremienzugehörigkeit über die Wahlperiode von 5 Jahren die Kosten für ein iPad mit Basisausstattung ab. Die Gremienmitglieder können durch diese Lösung selbst entscheiden, ob sie auf ein bereits vorhandenes Tablet zurückgreifen oder mit welchen Ausstattungsmerkmalen sie ein neues Gerät erwerben. Von den Ratsmitgliedern wird vor allem die komfortable Volltextsuche in der Dipolis-App und die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen mit persönlichen Markierungen und Anmerkungen zu versehen geschätzt.
„Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements hat zu effizienteren Prozessen und damit einer Entlastung unserer Mitarbeiter geführt und stellt gleichzeitig eine Serviceverbesserung für die Ratsmitglieder sowie einen deutlichen Zuwachs an Transparenz für die Bürger dar“, resümiert Büroleiter Heinz über die Einführung von more!rubin. Bürgermeister Scherer stellt überdies einen wichtigen Effekt im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsziele der Verbandsgemeinde fest: verzichten alle Mitglieder im Verbandsgemeinderat auf Papierunterlagen, können jährlich alleine in diesem Gremium ca. 30.000 Druckseiten eingespart werden.
Link zur Beratungsvorlage und dem Beschluss der VG Sprendlingen-Gensingen
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